GmbH gründen: Kosten, Notar, Gesellschaftsvertrag & Checkliste

Du hast dich für eine GmbH als Rechtsform entschieden. Jetzt kommt der praktische Teil: sie tatsächlich zu gründen. Dieser Leitfaden führt dich durch jeden Schritt – von vorbereitenden Entscheidungen bis zu dem Moment, an dem dein Unternehmen offiziell im Handelsregister eingetragen ist.

Die gute Nachricht: Die GmbH-Gründung in Deutschland ist standardisiert, vorhersehbar und gut dokumentiert. Die Herausforderung: die Koordination zwischen Notaren, Banken und Behörden und das Verständnis der Kostenabwägungen. Nach diesem Leitfaden weißt du genau, was dich erwartet, was du vorbereiten musst und wie du häufige Fallstricke vermeidest.

Phase 1: Vorbereitende Entscheidungen (1–2 Wochen)

Entscheidung 1: Einzelgründer vs. mehrere Gründer

Das beeinflusst deinen Gesellschaftsvertrag und die Verwaltungsstruktur. Eine Ein-Gründer-GmbH ist einfacher und billiger; mehrere Gründer erfordern Klarheit über Eigentumsanteile, Gewinnverteilung und Entscheidungsbefugnis.

• Einzelgründer: Du besitzt 100 % der Anteile, bist alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer. Einfachste Struktur.
• Zwei oder mehr Gründer: Jeder Gründer besitzt Anteile (z. B. 50/50, oder ungleich wie 70/30). Stimmrechte und Gewinnverteilung müssen im Gesellschaftsvertrag definiert werden.

Entscheidung 2: Stammkapital-Struktur

Gesetzliches Minimum: 25.000 € insgesamt. Kritische Wahl: Wie viel zahlst du sofort ein, und zahlst du Bargeld (Geldeinlage) oder Sachvermögen (Sacheinlage)?

• Alles bar, 25.000 € insgesamt: Einzelgründer zahlt 25.000 € ein. Einfach, Standard.
• Alles bar, 50/50-Split: Zwei Gründer zahlen je 12.500 € ein. Klar und gleich.
• Sacheinlage: Wenn du Ausrüstung, Softwarelizenzen oder Immobilien statt Bargeld einbringst, benötigst du einen Sachgründungsbericht (fachmännische Bewertung), der von einem Notar genehmigt wird. Kosten extra (800–2.000 €), aber legal und häufig.
• Gemischt: Einige Gründer zahlen Bargeld, andere bringen Vermögen ein. Erfordert eine detaillierte Bewertung für den Sachanteil.

Entscheidung 3: Gesellschaftsvertrag

Du hast zwei Optionen:

• Musterprotokoll: 300–500 €. Standardisierte, vorab genehmigte Vorlage. Schnellste und günstigste Option. Geeignet für die meisten Einzelgründer und unkomplizierte Szenarien mit mehreren Gründern.
• Maßgeschneiderter Gesellschaftsvertrag: 800–2.500 €. Entworfen von einem Rechtsanwalt oder deinem Steuerberater. Notwendig, wenn du komplexe Eigentumsstrukturen, ungleiche Gewinnverteilung, spezielle Governance-Regeln oder Investorenbeteiligung hast.

Die meisten Erstgründer verwenden das Musterprotokoll. Wenn du jedoch Mitgründer hast oder bestimmte Bedingungen rechtlich schützen möchtest (z. B. Gründer-Vesting, bestimmte Dividendenpolitik), lohnt sich eine maßgeschneiderte Vereinbarung.

Erforderliche Unterlagen vorbereiten

Vor dem Notartermin sammelst du:

• Firmenname (genau wie im Handelsregister)
• Geschäftssitz (Adresse – kann deine Wohnung oder dein Büro sein)
• Unternehmensgegenstand (Geschäftstätigkeit – breit genug für Expansion, aber spezifisch)
• Gesellschafter-Details (Namen, Geburtsdaten, Adressen, Ausweisnummern)
• Geschäftsführer-Details (können dieselben wie die Gesellschafter oder andere sein)
• Eigentumsstruktur (wer besitzt welchen Prozentsatz)
• Gesellschaftsvertrag (Musterprotokoll gedruckt oder maßgeschneiderter vom Anwalt)
• Nachweis der Kapitaleinzahlung (sobald die Bank die Einzahlung bestätigt hat)

Phase 2: Geschäftskonto eröffnen & Kapital einzahlen (3–5 Tage)

Du musst vor dem Notartermin ein Geschäftskonto eröffnen. Der Notar verlangt einen Nachweis der Kapitaleinzahlung. Dieses Konto muss nicht dauerhaft sein (du kannst nach dem Handelsregistereintrag die Bank wechseln), aber du benötigst es, um die Anforderungen von Notar und Handelsregister zu erfüllen.

Konto eröffnen

Rufe deine Bank an oder besuche sie persönlich. Sag ihr, dass du eine GmbH gründest und ein Geschäftskonto für die Stammkapitaleinzahlung brauchst. Die meisten großen Banken bieten diesen Service. Kosten typischerweise 0–150 € für die Einrichtung.

Beliebte Optionen für GmbH-Gründer: Qonto (modern, online-first), N26 Business, oder traditionelle Banken. Neuere FinTech-Banken wie Finom und Fyrst wachsen ebenfalls.

Du musst bereitstellen: Firmennamen, Gesellschafter-Details, Bestätigung, dass mindestens 50 % des Stammkapitals eingezahlt werden.

Einzahlung vornehmen

Sobald das Konto eröffnet ist, überweise mindestens 12.500 € (50 % von mindestens 25.000 €) von deinem Privatkonto. Die Bank gibt dir einen Kontoauszug oder Beleg, der die Einzahlung belegt. Drucke ihn aus – du legst ihn dem Notar vor.

Das Konto muss auf den Firmennamen lauten (nicht auf deinen persönlichen), und das Geld kann bis nach dem Handelsregistereintrag nicht abgehoben werden. Nach dem Eintrag wird es Betriebskapital des Unternehmens.

Phase 3: Notartermin & Beurkundung (1 Tag)

Notar finden und buchen

In Deutschland sind Notare stark reguliert, mit definierten Gebührentabellen. Alle Notare berechnen die gleichen Gebühren (per Gesetz), sodass der Preis kein Unterscheidungsmerkmal ist. Stattdessen achtest du auf:

• Standort: Bequem von deinem Büro oder Zuhause aus erreichbar
• Reaktionsschnelligkeit: Können sie dich schnell einplanen?
• Erfahrung: Betreuen sie regelmäßig GmbH-Gründungen?
• Sprache: Sprechen sie Englisch, wenn du kein Deutsch sprichst?

Finde Notare über die Notarkammer-Website für deine Region. Die meisten Notare haben Websites mit Online-Buchung oder Telefonnummern.

Was beim Notartermin passiert

Die Aufgabe des Notars ist es, den Gesellschaftsvertrag zu beurkunden und die Bestellung von Geschäftsführer(n) festzuhalten. Das ist eine gesetzliche Anforderung und sichert eine ordnungsgemäße Gründung. Der Termin dauert normalerweise 30–60 Minuten.

• Mitbringen: Alle Gründer (oder bevollmächtigte Vertreter), gültiger Ausweis, Gesellschaftsvertrag, Nachweis der Kapitaleinzahlung (Kontoauszug), alle Unterlagen zur Sacheinlage, falls zutreffend
• Was passiert: Der Notar liest die Satzung vor, bestätigt, dass alle Details korrekt sind, und bittet jeden Gründer zu unterschreiben
• Ergebnis: Der Notar stellt die Beurkundung (beglaubigtes Dokument) aus und stellt beglaubigte Abschriften zur Verfügung. Normalerweise 2–3 Abschriften für 20–50 € je Abschrift.

Profi-Tipp: Frage den Notar, ob er die Handelsregisteranmeldung direkt übernehmen kann. Viele Notare können das (genannt 'Eintragung durchs Notariat'), was deinen Verwaltungsaufwand verringert.

Notargebühren

Notargebühren sind per Gesetz geregelt (Gerichts- und Notarkostengesetz – GNotKG). Für eine typische GmbH-Gründung:

• Beurkundung Gesellschaftsvertrag: ~150–300 € (hängt von der Kapitalhöhe ab; höheres Kapital = etwas höhere Gebühr)
• Beglaubigte Abschriften: ~10–20 € pro Abschrift
• Handelsregister-Anmeldung: 150–300 € (wenn der Notar es macht)

Phase 4: Handelsregister-Anmeldung (2–6 Wochen)

Was das Handelsregister ist

Das Handelsregister ist eine öffentliche Datenbank aller eingetragenen Unternehmen in Deutschland, geführt von lokalen Gerichten. Sobald deine GmbH eingetragen ist, wird sie eine juristische Person mit Haftungsbeschränkung. Vor dem Eintrag befindest du dich im Status GmbH i. G. (in Gründung), mit erhöhtem persönlichem Haftungsrisiko.

Anmeldungsprozess

Dein Notar reicht die Dokumente normalerweise beim Handelsregister ein. Falls nicht, kannst du direkt beim lokalen Amtsgericht anmelden. Erforderliche Unterlagen:

• Beglaubigter Gesellschaftsvertrag (Beurkundung)
• Beglaubigte Bestellung von Geschäftsführer(n)
• Nachweis der Kapitaleinzahlung (Kontoauszug oder Notarbestätigung)
• Liste der Gesellschafter und ihrer Anteile (falls nicht in der Satzung)
• Alle Sacheinlagebewertungen, falls zutreffend

Bearbeitungszeit

Das Handelsregister bearbeitet Anmeldungen normalerweise innerhalb von 2–6 Wochen, abhängig von der Arbeitsbelastung des lokalen Gerichts. Nach Annahme erhältst du einen beglaubigten Handelsregisterauszug, der den GmbH-Eintrag und die Unternehmensidentifikation bestätigt.

Während dieser Wartezeit bist du GmbH i. G. (in Gründung). Du kannst den Betrieb aufnehmen, aber du und deine Mitgründer tragen noch ein erhöhtes persönliches Haftungsrisiko, falls etwas schiefgeht. Sobald der Handelsregistereintrag offiziell ist, hast du vollständigen Haftungsschutz.

Phase 5: Verwaltung nach der Eintragung (1–2 Wochen nach Handelsregistereintrag)

Gewerbeanmeldung

Nach dem Handelsregistereintrag meldest du deine GmbH beim lokalen Gewerbeamt an. Das ist schnell und einfach:

• Wann: Innerhalb von 2 Wochen nach Handelsregistereintrag
• Wo: Dein lokales Gewerbeamt (normalerweise das Rathaus)
• Unterlagen: Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag, Ausweis des Geschäftsführers
• Kosten: 15–60 € (hängt von der Gemeinde ab)
• Zeit: 15 Minuten

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Das Finanzamt verlangt, dass du dein Geschäft für Steuerzwecke einstufst. Reiche dieses Formular innerhalb von 4 Wochen nach Gründung ein. Siehe unseren detaillierten Leitfaden zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Schritt-für-Schritt-Anweisungen.

Wichtige Entscheidungen in diesem Formular:

• Umsatzsteuer-Registrierung: Bist du umsatzsteuerpflichtig? (Die meisten neuen Unternehmen liegen anfangs unter der Schwelle)
• Einkunftsart: Bestätigte Einkünfte (Betriebseinkünfte) oder andere Quellen
• Mitarbeiterzahl: Wirst du Personal einstellen?
• Standort: Wo ist dein Geschäftssitz?

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (falls zutreffend)

Wenn du planst, Mitarbeiter einzustellen, musst du dich bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (Unfallversicherungsträger) anmelden. Verschiedene Branchen haben verschiedene Träger (z. B. BG BAU für das Baugewerbe, BG Handel für den Einzelhandel). Die Anmeldung ist normalerweise kostenlos und obligatorisch.

Zeitplan: Tu dies sofort nach der Einstellung deines ersten Mitarbeiters oder innerhalb des ersten Betriebsmonats, wenn du weißt, dass Einstellungen anstehen.

Komplette Kostenaufstellung

Anmerkung: Das Stammkapital (12.500–25.000 €) sind keine Kosten – es ist das Kapital deines Unternehmens, das auf dem Geschäftskonto bleibt und für den Betrieb, Gehälter, Ausrüstung usw. verwendet wird.

Wichtige Klauseln des Gesellschaftsvertrags erklärt

Ob Musterprotokoll oder maßgeschneiderter Gesellschaftsvertrag: Verstehe diese Kernklauseln:

1. Unternehmensgegenstand

Die Geschäftstätigkeiten, die dein Unternehmen ausüben darf. Beispiel: 'Das Unternehmen betreibt eine Digitalmarketingagentur und bietet Beratungsleistungen zu Online-Geschäften an.' Halte es breit genug für Expansion, aber spezifisch genug, um sinnvoll zu sein.

2. Stammkapital

Das Gesamtkapital und der Beitrag jedes Gründers. Beispiel: 'Das Stammkapital beträgt 25.000 €, unterteilt in 25.000 Anteile à 1 €. Gründer A trägt 12.500 € bei; Gründer B trägt 12.500 € bei.'

3. Geschäftsführung

Wer als Geschäftsführer handeln kann. Einzelgründer? Gemeinsame Geschäftsführung? Muss ein Geschäftsführer Dokumente unterschreiben oder beide? Das Musterprotokoll setzt einen Einzelgründer voraus; Szenarien mit mehreren Gründern legen oft gemeinsame oder einzelne Vertretungsbefugnis mit definierten Grenzen fest.

4. Gewinnverteilung

Wie Gewinne unter den Gesellschaftern verteilt werden. Standard (Musterprotokoll): proportional zu den Anteilen. Falls 50/50-Gründer anfangs ungleiche Beiträge leisten, könntest du eine nicht-proportionale Verteilung festlegen, bis das Kapital ausgeglichen ist.

5. Gesellschafterversammlung

Wann und wie Gesellschafterentscheidungen getroffen werden. Standard: persönlich oder schriftlich. Legt Mehrheitserfordernisse für Schlüsselentscheidungen fest (Gewinnverteilung, Kapitalerhöhung, Anteilsverkauf, Auflösung).

6. Übertragung von Geschäftsanteilen

Können Gesellschafter ihre Anteile frei verkaufen, oder müssen sie sie zuerst anderen Gesellschaftern anbieten? Standard (Musterprotokoll): Anteile können nur mit Zustimmung der anderen Gesellschafter übertragen werden. Setups mit mehreren Gründern haben hier oft detaillierte Regeln (z. B. Vorkaufsrecht, Buyout-Optionen, wenn ein Gründer geht).

Die GmbH-i. G.-Phase: Was du kannst und was nicht

Zwischen Notartermin und Handelsregistereintrag (2–6 Wochen) ist dein Unternehmen GmbH i. G. (in Gründung). In dieser Phase:

Was du KANNST

• Geschäftskonto eröffnen (schon gemacht)
• Büroraum oder Ausrüstung mieten
• Mitarbeiter einstellen und Arbeitsverträge unterzeichnen
• Geschäftsverträge eingehen (mit klarem Hinweis, dass du GmbH i. G. bist)
• Kunden Rechnungen stellen und Umsatz erzielen
• Sich selbst ein Gehalt zahlen (obwohl die offizielle Gesellschaft noch nicht besteht)

Was du SOLLTEST

• Klar als 'GmbH i. G.' in Geschäftsdokumenten, E-Mails und Rechnungen kennzeichnen
• Verträge so dokumentieren, dass sie zeigen, dass du in Gründung bist
• Große Kapitalausgaben oder langfristige Verpflichtungen vermeiden (bis zur offiziellen Eintragung)
• Gründer bleiben während dieser Phase persönlich für alle Schulden haftbar – die Haftung wechselt erst nach dem Handelsregistereintrag

Warum das wichtig ist

Falls deine GmbH i. G. große Schulden aufbaut und der Handelsregistereintrag dann abgelehnt wird (selten, aber möglich), können du und deine Mitgründer persönlich haftbar gemacht werden. Sobald die Eintragung offiziell ist, endet die persönliche Haftung und die Haftungsbeschränkung greift. Deshalb ist der Handelsregistereintrag so wichtig – er ist der rechtliche 'Moment', in dem dein Unternehmen zur eigenständigen Rechtsperson wird.

Schritt-für-Schritt-Zeitplan: Von heute bis zur vollständigen Gründung

• Woche 1: Vorbereitende Entscheidungen treffen (Kapital, Gesellschaftsvertrag, Gesellschafter). Geschäftskonto eröffnen. Mindestens 12.500 € einzahlen.
• Woche 2: Notartermin buchen (normalerweise in 3–7 Tagen verfügbar). Alle erforderlichen Unterlagen vorbereiten.
• Woche 2–3: Notartermin. Der Notar reicht beim Handelsregister ein.
• Woche 3–8: Warten auf die Bearbeitung durch das Handelsregister (2–6 Wochen). Du bist in dieser Zeit GmbH i. G.
• Woche 8–9: Handelsregisterauszug erhalten (Nachweis der Eintragung).
• Woche 9–10: Beim Gewerbeamt anmelden (15 Minuten).
• Innerhalb von 4 Wochen nach Gründung: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen.
• Optional (ab Woche 10): Bei der Berufsgenossenschaft anmelden, wenn du Personal einstellst.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Zu enger Unternehmensgegenstand: Eine zu enge Geschäftsbeschreibung kann spätere Neuausrichtungen einschränken. Schreibe 'Digitalmarketing und verwandte Beratungsleistungen' statt 'Google Ads Management'.
• Stammkapital zur falschen Zeit einzahlen: Stelle sicher, dass die Bankeinzahlung vor dem Notartermin bestätigt und dokumentiert ist. Einige Gründer zahlen nachher ein, was Verzögerungen verursacht.
• Falschen Firmennamen verwenden: Stelle sicher, dass der Name in deiner Region eindeutig ist. Prüfe das vorher über das Handelsregister. Nach der Beurkundung ist eine Änderung teuer.
• Haftung bei der GmbH i. G. ignorieren: Viele Gründer behandeln die GmbH i. G. als vollständig geschützt. Das ist sie nicht. Dokumentiere alles während dieser Phase und vermeide große riskante Verträge.
• Fragebogen-Frist vergessen: Den Fragebogen innerhalb von 4 Wochen einreichen. Verspätete Einreichung kann Strafzahlungen verursachen.
• Keinen Steuerberater konsultieren: Du kannst zwar Geld sparen, wenn du alles selbst machst, aber ein Steuerberater sichert die Compliance und hilft, die Gründungsstruktur zu optimieren.

Buchhaltung und Finanz-Setup für die neue GmbH

Sobald deine GmbH eingetragen ist, musst du Buchhaltung und Finanzverwaltung einrichten. Eine GmbH erfordert vollständige doppelte Buchführung (Bilanz) und jährliche Jahresabschlüsse. Tools, die du beachten solltest:

Buchhaltungssoftware: Lexoffice und Sevdesk bieten beide GmbH-gerechte Module mit Rechnungsstellung, Ausgabenerfassung und jährlicher Jahresabschluss-Vorbereitung.

Banking: Qonto und N26 Business bieten Geschäftskonten für Startups, mit automatischer Ausgabenkategorisierung und Steuerberichten. Kontist und Finom sind ebenfalls bei GmbH-Gründern beliebt.

Steuerberatung: Erwäge einen Steuerberater für laufende Compliance, jährliche Einreichungen und Optimierungsstrategien. Kosten: 100–300 €/Monat je nach Komplexität.

Lohnabrechnung (falls du einstellst): Papierkram und BuchhaltungsButler übernehmen beide die Lohnabrechnung für kleine Teams.

Nach der Gründung: Deine ersten 100 Tage

Die Gründung ist nur der Anfang. In deinen ersten 100 Tagen musst du dich auf Betrieb und Finanz-Setup konzentrieren. Siehe unseren Leitfaden zu den ersten 100 Tagen nach der Gründung für eine Checkliste mit Prioritäten nach der Gründung.

Wichtige Aufgaben in deinen ersten Wochen:

• Buchhaltungs- und Rechnungssysteme einrichten
• Geschäftskonto-Abwicklung und Abstimmungsprozess finalisieren
• Interne Governance-Dokumente erstellen (z. B. Gesellschaftervereinbarung, falls mehrere Gründer)
• Steuerliche Anmeldeformulare einreichen (Fragebogen)
• Überprüfe den Rechtsform-Vergleich, falls du unsicher bist, ob du richtig gewählt hast
• Erwäge, ob du Finance Stacks (empfohlene Tools für die GmbH) zur Vereinfachung des Betriebs nutzen möchtest

Später zur GmbH wechseln

Falls du als Einzelunternehmer oder Personengesellschaft gestartet bist und jetzt zur GmbH wechselst, ist der Prozess ähnlich, aber komplexer (Vermögensübertragungen, Steueroptimierung). Siehe unseren Leitfaden dazu, wann Freiberufler zur GmbH wechseln sollten, für Timing und Überlegungen.

Herzlichen Glückwunsch: Du bist bereit, deine GmbH zu gründen. Der Prozess ist administrativ und einfach. Der eigentliche Aufbau deines Unternehmens kommt danach.