Finanz-Stack für deutsches Architekturbüro
Stack für Architekten und Ingenieure. HOAI-Abrechnung, Projektphasen, lange Projektzyklen.
So funktioniert dieser Stack
HOAI-Projektphasen → Abschlagsrechnungen → Kunde zahlt → Qonto empfängt → lexoffice trackt nach Projekt → finban für Langzeitplanung → DATEV zum Steuerberater
App-Kompatibilität
Apps & Services in diesem Stack
Jede Kategorie zeigt die empfohlene App oder den Service und Alternativen. Klicke auf ein Element für mehr Details.
Warum diese Wahl
Qonto bietet die professionelle Banking-Präsenz, die Architekten bei der Arbeit mit Bauträgern, Baufirmen und institutionellen Kunden brauchen. Unterkonten können Betriebsmittel von projektspezifischen Anzahlungen oder Retainern trennen. Die übersichtliche Oberfläche und DATEV-Integration vereinfachen die Finanzverwaltung, sodass Sie sich auf Entwurfsarbeit konzentrieren können statt auf Banking-Logistik.
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Warum diese Wahl
lexoffice unterstützt HOAI-konforme phasenbasierte Abrechnung mit Abschlagsrechnungen für Teilzahlungen über die neun Leistungsphasen. Sie können abrechenbare Beträge pro Projektphase tracken und Rechnungen bei Erreichen von Meilensteinen generieren. Das System führt klare Aufzeichnungen, was abgerechnet wurde versus was aussteht, essentiell für Projekte, die Jahre dauern.
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Specialized architecture software.
Warum diese Wahl
lexoffice ermöglicht Projekt-für-Projekt-Buchhaltung, essentiell für Architekturbüros, die mehrere Gebäude in verschiedenen Stadien gleichzeitig verwalten. Langfristige Projektbuchhaltung trackt Kosten und Erlöse über Jahre und bietet genaue Profitabilitätsanalyse pro Projekt. Die DATEV-Integration gewährleistet nahtlosen Datentransfer zum Steuerberater bei gleichzeitiger eigener Echtzeit-Finanzübersicht.
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Warum diese Wahl
Architekturprojekte schaffen einzigartig herausfordernde Cashflow-Muster mit großen Zahlungen, die Monate auseinander bei Phasenabschlüssen ankommen. finban visualisiert, wann HOAI-Meilensteinzahlungen eintreffen gegenüber Ihren laufenden Kosten für Gehälter, Miete und Software-Lizenzen. Szenarioplanung hilft bei der Vorbereitung auf häufige Probleme wie Bauverzögerungen, die Leistungsphasen-Abschlüsse und Rechnungsstellung verschieben.
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Accountable Tax Service
Kombination aus Steuersoftware und echten Steuerberatern für Freiberufler.
Warum diese Wahl
Architekten brauchen einen Steuerberater, der den Freiberufler-Status, HOAI-Honorarstrukturen und steuerliche Implikationen von langfristigen Projekten mit Umsatzrealisierung über Jahre versteht. Er kann zu optimalen Geschäftsstrukturen beraten, wenn Ihre Praxis vom Einzelunternehmen zur Partnerschaft wächst. Erfahrung mit architektenspezifischen Abzügen für Fortbildung, Software und Büroflächen maximiert Ihre Steuereffizienz.
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Über diesen Unternehmenstyp
Architecture and engineering offices in Germany operate under a unique fee structure defined by the HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure). While HOAI is now orientation rather than mandatory since 2019, it still heavily influences pricing and project structuring. Your finance stack must handle the complexity of long projects, phased billing, and the relationship between construction costs and fees. Projects span months or years with distinct HOAI phases (Leistungsphasen 1-9), each representing a portion of total fees. Revenue recognition should align with work phases completed, not payment timing. Many architects struggle with cash flow because significant work precedes billing milestones. Proper WIP tracking is essential. Professional liability is particularly important in architecture—errors can result in construction defects with massive remediation costs. Berufshaftpflichtversicherung is mandatory for Architektenkammer membership. Insurance costs and coverage levels affect both practice structure decisions and project profitability.
Typische Herausforderungen
- Long project timelines affecting cash flow
- HOAI phase-based fee calculations
- Work-in-progress before billing milestones
- Construction cost overruns affecting fees
- Professional liability management
Compliance-Anforderungen
- HOAI fee structure orientation
- Architektenkammer membership requirements
- Berufshaftpflichtversicherung requirements
- Construction supervision (Bauleitung) billing
- Freiberufler status for architects
Warum dieser Stack funktioniert
- Project phase tracking and billing
- WIP and AR management
- HOAI-aligned fee calculations
- Long-term project accounting
- Freiberufler tax optimization
Häufig gestellte Fragen
How does HOAI affect architecture office finances?
HOAI provides fee tables based on construction cost (Baukosten) and fee zones. While no longer mandatory, most clients and architects still use HOAI as framework. Phases 1-9 have percentage allocations—bill as phases complete. If construction costs increase, fees should proportionally increase (renegotiate if significant). Track actual construction costs vs. original basis for fee adjustment discussions.
When should architects recognize revenue?
Recognize as phases complete and you have right to bill. Not when paid—when earned. For long projects, this means progressive recognition. Bill at major milestones (end of Phase 2/3, end of Phase 4, etc.). Track WIP carefully—work performed but not yet billed is an asset. Accrual accounting (Sollversteuerung) makes more sense than cash basis for architecture due to timing mismatches.
Are architects Freiberufler or Gewerbetreibende?
Architects are classic Freiberufler (Katalogberuf)—listed explicitly in §18 EStG. This exempts you from Gewerbesteuer and IHK membership. However, activities beyond core architecture (selling products, real estate development with own capital) may trigger gewerbliche Einkünfte. Keep architectural services separate from any commercial activities. Membership in Architektenkammer confirms professional status.
How should architecture offices handle project cash flow?
Architecture suffers from cash flow gaps—significant work before billing milestones. Strategies: bill phase advances (not full phase, but partial as work progresses), shorter billing cycles on long phases, retainer arrangements for ongoing advisory. Track WIP religiously—it represents cash tied up in projects. Consider line of credit for bridging gaps between work and payment.
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