Finanz-Stack für deutsche Eventplanung
Stack für Eventplaner und Caterer. Saisongeschäft, Anzahlungen, Lieferantenzahlungen.
Geschätzte monatliche Kosten: €245-545
So funktioniert dieser Stack
Eventbuchung → Anzahlungsrechnung → Lieferanten via Moss bezahlen → Endrechnung nach Event → Qonto empfängt → lexoffice nach Projekt → finban für Saisonalität → DATEV
App-Kompatibilität
Wie gut die Apps in diesem Stack zusammenarbeiten
7/15 Paare bekannt
Integrationen
Hinweise
Keine bekannte Integration zwischen qonto und moss
Keine bekannte Integration zwischen qonto und zoho-crm
Keine bekannte Integration zwischen lexoffice und lexoffice
+ 5 weitere Hinweise
- Nativ
- API
- DATEV
- Zapier
- CSV/Manuell
- Unbekannt
Apps & Services in diesem Stack
Jede Kategorie zeigt die empfohlene App oder den Service und Alternativen. Klicke auf ein Element für mehr Details.
Warum diese Wahl
Qonto bietet unbegrenzte virtuelle Karten, die Eventplaner pro Event oder Lieferant erstellen können, was klare Kostenzuordnung ermöglicht und Überausgaben bei einzelnen Projekten verhindert. Das Echtzeit-Ausgaben-Tracking und sofortige Benachrichtigungen helfen, die zahlreichen Lieferantenzahlungen im Vorfeld von Events zu verwalten. Unterkonten pro Event halten Anzahlungen getrennt von Betriebsmitteln und zeigen leicht das echte verfügbare Kapital.
Wann wechseln
Entfällt.
Alternativen
Warum diese Wahl
lexoffice handhabt die komplexen Rechnungsmuster von Event-Unternehmen: Anzahlungsrechnungen zur Buchungssicherung, detaillierte Angebote die zu Rechnungen werden, und Endrechnungen mit korrekter Anzahlungsverrechnung. Die Software verwaltet Mehr-Positionen-Rechnungen mit Details zu Catering, Equipment-Miete, Personal und anderen Event-Komponenten mit unterschiedlichen USt-Sätzen wo zutreffend. Professionelle Rechnungsvorlagen helfen, Glaubwürdigkeit bei Firmenkunden aufzubauen.
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Entfällt.
Alternativen
Warum diese Wahl
Moss ermöglicht präzises Kosten-Tracking pro Event durch Zuordnung virtueller Karten und Ausgabenkategorien zu bestimmten Projekten und stellt genaue Nachkalkulation für echte Event-Rentabilität sicher. Die Plattform erfasst Lieferantenbelege sofort via Handy und eliminiert verlorene Belege für die zahlreichen Einkäufe, die Eventplanung erfordert. Freigabe-Workflows helfen, Ausgaben zu kontrollieren, wenn mehrere Teammitglieder gleichzeitig event-bezogene Einkäufe tätigen.
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Entfällt.
Alternativen
Warum diese Wahl
lexoffice bietet projektbasierte Buchhaltungsansichten, die essenziell für Event-Unternehmen sind, um Rentabilität pro Event zu tracken und Angebotspreise mit tatsächlich entstandenen Kosten zu vergleichen. Die Software handhabt Anzahlungsbuchhaltung korrekt mit richtigem Umsatz-Timing, stellt sicher dass Kundenvorauszahlungen angemessen erfasst werden, und trackt ausstehende Lieferantenrechnungen gegen Event-Zeitpläne. Integration mit Moss und Qonto importiert automatisch alle event-bezogenen Ausgaben für vollständige Projektkalkulation.
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Entfällt.
Warum diese Wahl
finban ist kritisch für Event-Unternehmen mit hochsaisonalem Cashflow und hilft, ruhige Wintermonate mit Sommer-Event-Einnahmen zu planen. Das Tool visualisiert, wann Kundenanzahlungen eingehen versus wann Lieferantenzahlungen fällig sind, und verhindert Liquiditätsengpässe vor großen Events. Szenarioplanungs-Funktionen helfen zu bewerten, ob zusätzliche Events basierend auf Liquiditätslage und bestehenden Verpflichtungen angenommen werden sollten.
Wann wechseln
Entfällt.
Accountable Tax Service
Kombination aus Steuersoftware und echten Steuerberatern für Freiberufler.
Warum diese Wahl
Ein Steuerberater mit Event- und Catering-Erfahrung versteht die komplexen USt-Regeln einschließlich des reduzierten 7%-Satzes für Speisen und 19% für Getränke und Dienstleistungen, korrekte Anzahlungsbuchhaltung für Steuer-Timing und Handling internationaler Events mit Reverse Charge. Er optimiert die Behandlung saisonaler Einkommensschwankungen für Steuerzahlungsplanung und stellt ordnungsgemäße Dokumentation für die vielen Lieferantenbeziehungen sicher, die Events erfordern.
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Entfällt.
Warum diese Wahl
Zoho CRM ist kostenlos für bis zu 3 Nutzer und bietet Multi-Channel-Kommunikation — ideal für das Management von Kundenbeziehungen in Dienstleistungsunternehmen.
Wann wechseln
Wechsle zu HubSpot, wenn du Marketing-Automatisierung zur Kundenbindung brauchst.
Alternativen
Über diesen Unternehmenstyp
Eventplanung und Catering in Deutschland sind geprägt von starker Saisonalität, hohen Vorleistungen und komplexer Logistik. Von der Hochzeit bis zur Firmenveranstaltung liegt die finanzielle Herausforderung darin, den Cashflow zu steuern, wenn erhebliche Ausgaben vor den Schlusszahlungen der Kunden anfallen – bei der ohnehin schwer vorhersehbaren Natur von Eventgeschäften. Anzahlungsregelungen sind unverzichtbar: typischerweise 30–50 % bei Buchung, der Rest vor oder zum Event. Bei großen Veranstaltungen mit hohen Verpflichtungen gegenüber Dienstleistern brauchst du womöglich Kundengelder im Voraus, um Lieferanten zu bezahlen. Klare Verträge zu Zahlungsbedingungen, Stornoregeln und Leistungsänderungen schützen beide Seiten. Catering bringt Bestands- und Wareneinsatzmanagement ins Spiel. Der Wareneinsatz liegt typischerweise bei 25–35 % des Catering-Umsatzes – die tatsächlichen Kosten gegen die Schätzungen zu verfolgen hilft bei genauer Kalkulation. Abfallmanagement, Portionskontrolle und Lieferantenbeziehungen wirken sich alle auf das Ergebnis aus. Viele Eventbetriebe kombinieren Planungsleistungen (höhere Marge) mit Catering (niedrigere Marge, höheres Volumen).
Typische Herausforderungen
- Saisonale Umsatzschwankungen
- Hohe Vorauszahlungen an Dienstleister
- Management des Stornorisikos
- Verderbliche Waren (Catering)
- Komplexe Koordination mehrerer Dienstleister
Compliance-Anforderungen
- Umsatzsteuerliche Behandlung von Eventleistungen
- Umsatzsteuersätze im Catering (7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke)
- Rechtliche Anforderungen an Stornobedingungen
- Umgang mit Vorauszahlungen an Dienstleister
- GEMA-Lizenzen für Musik bei Veranstaltungen
Warum dieser Stack funktioniert
- Erfassung von Anzahlungen und Meilensteinen
- Verwaltung der Dienstleisterzahlungen
- Plan-Ist-Vergleich für das Eventbudget
- Saisonale Cashflow-Planung
- Wareneinsatz-Management
Häufig gestellte Fragen
Welche Umsatzsteuersätze gelten für Eventleistungen in Deutschland?
Eventplanung: 19 % Umsatzsteuer. Catering (zubereitete und servierte Speisen): seit Januar 2026 7 % Umsatzsteuer, Getränke 19 %. Speisen zum Mitnehmen: 7 % Umsatzsteuer. Die Unterscheidung zwischen Speisen und Getränken zählt bei jeder Catering-Rechnung. Unterhaltung durch Dritte bei deinem Event: Sie stellen ihre Sätze in Rechnung. Raummiete: in der Regel 19 %. Dokumentiere deine Leistungsaufteilung klar – bei Umsatzsteuerprüfungen werden Eventrechnungen genau geprüft.
Wie sollten Eventbetriebe ihre Zahlungsbedingungen gestalten?
Üblich: 30–50 % Anzahlung bei Buchung (nicht oder teilweise erstattbar), 30–40 % 30 Tage vor dem Event (deckt die Verpflichtungen gegenüber Dienstleistern), der Rest innerhalb von 14 Tagen nach dem Event. Bei großen Events kommen Abschlagszahlungen in Frage. Wichtig: Zahle Dienstleistern nie mehr, als du vom Kunden eingenommen hast. Stornoregelung: gestaffelt – je weiter vom Eventtermin entfernt, desto mehr wird erstattet, je näher am Termin, desto weniger.
Brauchen Eventplaner GEMA-Lizenzen?
Wenn bei deinen Events Musik gespielt wird (DJ, Live-Band, Hintergrundmusik), ist eine GEMA-Lizenz erforderlich. Entweder du kümmerst dich darum (und berechnest es dem Kunden) oder stellst sicher, dass der Kunde sie hat. Bei Locations mit regelmäßigen Veranstaltungen kann der Veranstaltungsort einen Pauschalvertrag haben. Einzelveranstaltungen brauchen eine eigene Lizenz. Die GEMA-Gebühren richten sich nach Besucherzahl, Eintrittspreis und Musikdauer. Plane dafür Budget ein; unerwartete GEMA-Rechnungen sind häufig.
Wie steuern Caterer ihren Wareneinsatz?
Ziel ist eine Wareneinsatzquote von 25–35 % (Zutatenkosten / Speisenumsatz). Erfasse: Einkaufskosten, Portionsgrößen, Abfall. Der Menüpreis sollte mindestens etwa das Dreifache der Zutatenkosten betragen. Bei Events kalkulierst du auf Basis der erwarteten Portionen plus Puffer. Vergleiche nach dem Event Ist und Schätzung – und verfeinere künftige Angebote. Feste Lieferanten sorgen für planbare Preise. Teure Zutaten (Meeresfrüchte, hochwertiges Fleisch) brauchen einen höheren Aufschlag auf dem Menüpreis.
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