Finanz-Stack für deutsche Marketing-Agentur
Stack für Marketing-Agenturen. Retainer-Kunden, Kampagnen-Budgets, Media-Spend-Tracking.
Geschätzte monatliche Kosten: €250-600 + Lohnabrechnung
So funktioniert dieser Stack
Kunden-Retainer → Moss für Werbeausgaben → Qonto für Banking → lexoffice trackt alles → Personio fürs Team → DATEV zum Steuerberater
App-Kompatibilität
Wie gut die Apps in diesem Stack zusammenarbeiten
12/21 Paare bekannt
Integrationen
Hinweise
Keine bekannte Integration zwischen qonto und moss
Keine bekannte Integration zwischen qonto und personio
Keine bekannte Integration zwischen qonto und pipedrive
+ 6 weitere Hinweise
- Nativ
- API
- DATEV
- Zapier
- CSV/Manuell
- Unbekannt
Apps & Services in diesem Stack
Jede Kategorie zeigt die empfohlene App oder den Service und Alternativen. Klicke auf ein Element für mehr Details.
Warum diese Wahl
Qonto bietet unbegrenzte virtuelle Karten, essentiell für die Verwaltung mehrerer Werbekonten bei Google, Meta und LinkedIn ohne Vermischung von Kundenbudgets. Multi-User-Zugang ermöglicht Kampagnenmanagern eigene Ausgabenverwaltung bei gleichzeitiger Übersicht. Echtzeit-Benachrichtigungen und automatische Kategorisierung erleichtern den Abgleich von Werbeausgaben mit Kundenrechnungen.
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Entfällt.
Alternativen
Warum diese Wahl
lexoffice verwaltet die gemischten Abrechnungsmodelle, die in Marketing-Agenturen üblich sind, von festen monatlichen Retainern bis zu Projektgebühren und durchgereichten Kampagnenkosten. Automatische Wiederkehrende Rechnungen reduzieren Verwaltungsarbeit für Retainer-Kunden, während aufgeschlüsselte Abrechnung Agenturgebühren klar von Media-Spend trennt. Das System trackt den Zahlungsstatus über Dutzende Kundenbeziehungen gleichzeitig.
Wann wechseln
Entfällt.
Alternativen
Warum diese Wahl
Moss ermöglicht dedizierte virtuelle Karten pro Kunde oder Kampagne, sodass Werbeausgaben nachverfolgbar und dem richtigen Konto zurechenbar sind. Ausgabenlimits können exakt zu Kundenbudgets passen und Überausgaben bei einzelnen Kampagnen verhindern. Genehmigungs-Workflows erlauben Senior Staff große Media-Einkäufe freizugeben, während Teammitglieder Autonomie für Routineausgaben haben.
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Entfällt.
Alternativen
Warum diese Wahl
lexoffice trennt durchgereichte Werbeausgaben klar vom Agenturumsatz, entscheidend für genaue Margenberechnung und Steuer-Compliance. Kostenstellen pro Kunde bieten sofortige Sichtbarkeit, welche Accounts profitabel sind und welche Aufmerksamkeit brauchen. Der DATEV-Export stellt sicher, dass der Steuerberater saubere, kategorisierte Daten ohne manuelle Abstimmarbeit erhält.
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Entfällt.
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Warum diese Wahl
Der Cashflow von Marketing-Agenturen ist notorisch herausfordernd mit Retainer-Abrechnung, kampagnenbasierten Projekten und variablem Zahlungszeitpunkt von Kunden. finban verbindet sich mit deinen Bankkonten und prognostiziert deinen Runway, hilft Lücken zu erkennen bevor sie zu Problemen werden und Einstellungen oder Investitionen entsprechend zu planen. Die visuelle Cashflow-Timeline erleichtert es, Werbeausgaben-Verpflichtungen mit erwarteten Kundenzahlungen abzustimmen.
Wann wechseln
Agicap, wenn du mehrere Gesellschaften oder eine komplexe Konzernstruktur verwaltest.
Alternativen
Personio
All-in-one HR und Lohnabrechnung für KMUs. Aus München, deutsche Compliance inklusive.
Warum diese Wahl
Personio kombiniert HR-Management mit Lohnabrechnung, vereinfacht Onboarding für neue Mitarbeiter und trackt Zeit über Kundenprojekte hinweg. Die integrierte Zeiterfassung hilft, Arbeitskosten bestimmten Kampagnen zuzuordnen für genaue Projektprofitabilität. Digitales Vertragsmanagement und Abwesenheitstracking reduzieren Verwaltungsaufwand, wenn das Agenturteam wächst.
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Entfällt.
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Accountable Tax Service
Kombination aus Steuersoftware und echten Steuerberatern für Freiberufler.
Warum diese Wahl
Ein Steuerberater mit Agentur-Erfahrung versteht die steuerliche Behandlung von durchgereichten Werbekosten versus Agenturgebühren. Er kann zu Umsatzsteuer-Implikationen für EU- und internationale Kunden beraten, plus optimale Strukturen für Freelancer- und Auftragnehmerbeziehungen. Expertise in Agentur-Holdingstrukturen wird wertvoll, wenn das Geschäft wächst.
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Entfällt.
Warum diese Wahl
Pipedrives visuelle Pipeline ist ideal für die Verwaltung von Kundendeals und Projekten. EU-Server-Option und günstiger Preis passen zum Agenturbudget.
Wann wechseln
Wechsle zu HubSpot, wenn du neben dem CRM Marketing-Automatisierung brauchst.
Alternativen
Über diesen Unternehmenstyp
Marketingagenturen in Deutschland bewegen sich in einem hart umkämpften Umfeld, in dem Kundengewinnung, Kundenbindung und Profitabilität ein sorgfältiges Finanzmanagement erfordern. Ob du dich auf Social Media, Content-Marketing, Branding oder Full-Service-Marketing spezialisierst: Dein Finanz-Stack muss projektbezogene Abrechnung, Retainer und oft erhebliche durchlaufende Kosten für Werbebudgets und Produktion abbilden. Mediaeinkauf und Werbebudgets machen die Buchhaltung besonders komplex. Wenn du die Werbebudgets deiner Kunden verwaltest, musst du zwischen Agenturumsatz (deinen Honoraren) und durchlaufenden Posten (den Werbeausgaben des Kunden, die du steuerst) unterscheiden. Manche Agenturen schlagen auf durchlaufende Posten einen Aufschlag auf, andere rechnen transparent ab. In jedem Fall verhindert eine saubere Erfassung Verwirrung bei Prüfungen oder Streit mit Kunden. Deutsche Agenturen müssen außerdem die Abgabe an die Künstlersozialkasse (KSK) im Blick haben, wenn sie mit freiberuflichen Kreativen arbeiten. Wenn du Texter, Designer oder Fotografen beauftragst, schuldest du die KSK-Abgabe (derzeit rund 5 % ihrer Honorare). Das gilt auch, wenn die Freelancer selbst nicht in der KSK versichert sind. Erfasse diese Zahlungen – sie werden oft erst bei einer Prüfung bemerkt.
Typische Herausforderungen
- Trennung von Agenturhonoraren und durchlaufenden Kosten
- Verwaltung von Kunden-Retainern und Projektabrechnung
- Koordination von Freelancern und KSK-Pflichten
- Kampagnenerfolg als Einfluss auf Vertragsverlängerungen
- Scope Creep und Verwaltung von Änderungsaufträgen
Compliance-Anforderungen
- KSK-Abgabe auf Zahlungen an kreative Freelancer
- Behandlung durchlaufender Werbekosten
- Umsatzsteuer auf Agenturleistungen
- Ausnahmen vom Widerrufsrecht bei Kundenverträgen
- Vorschriften der Werbebranche
Warum dieser Stack funktioniert
- Auswertung der Profitabilität je Kunde
- Flexible Retainer- und Projektabrechnung
- Trennung durchlaufender Kosten
- Verwaltung von Freelancer-Ausgaben
- Anbindung der Zeiterfassung
Häufig gestellte Fragen
Wie sollten Marketingagenturen Werbebudgets von Kunden buchhalterisch behandeln?
Zwei Ansätze: 1) Principal-Modell – du stellst dem Kunden die Werbeausgaben inklusive Aufschlag in Rechnung, zahlst die Plattformen und erfasst den vollen Umsatz und Aufwand. 2) Agent-Modell – der Kunde zahlt dir ein Honorar und zahlt die Plattformen direkt oder erstattet exakt. Das Agent-Modell hält den Umsatz sauberer, erschwert aber den Zugriff auf die Werbekonten. Entscheide nach Erfahrung des Kunden und deinem Margenmodell. Halte es klar in den Verträgen fest.
Was ist die KSK-Abgabe und müssen Marketingagenturen sie zahlen?
Wenn du regelmäßig freiberufliche Kreative (Designer, Texter, Fotografen) beauftragst, schuldest du die KSK-Abgabe – rund 5 % dessen, was du ihnen zahlst. Die jährliche Meldung an die KSK erfolgt bis zum 31. März. Das gilt auch, wenn die Freelancer nicht in der KSK versichert sind. Viele Agenturen entdecken diese Pflicht spät und müssen nachzahlen. Plane sie von Anfang an ein; sie gehört zu den Kosten, wenn man kreative Talente nutzt.
Wie gestalte ich die Agenturpreise: Retainer oder Projekt?
Retainer bringen planbare Umsätze und verkürzen den Vertriebszyklus bei laufender Arbeit. Projekte eignen sich für klar definierte Ergebnisse mit festem Umfang. Viele Agenturen kombinieren beides: Retainer für die laufende Betreuung, Projekthonorare für Kampagnen oder neue Vorhaben. Entscheidend: Scope Creep bei Retainern verhindern – lege die enthaltenen Leistungen klar fest. Nutze die Zeiterfassung, um die Preise zu überprüfen und zu niedrig bepreiste Kunden zu erkennen.
Dürfen Marketingagenturen für kreative Arbeit 7 % Umsatzsteuer berechnen?
In der Regel nein – Marketingleistungen unterliegen den normalen 19 % Umsatzsteuer. Der Satz von 7 % gilt für bestimmte künstlerische Werke (Originalkunstwerke, literarische Übersetzungen), nicht für kommerzielle Marketingleistungen. Manche Agenturen wenden 7 % fälschlich auf „kreative“ Arbeit an und müssen nachzahlen. Solange du keine echten Kunstwerke verkaufst, setze 19 % an. Frag deinen Steuerberater, wenn du glaubst, dass bestimmte Leistungen den ermäßigten Satz verdienen.
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