Finanz-Stack für deutsche Marketing-Agentur
Stack für Marketing-Agenturen. Retainer-Kunden, Kampagnen-Budgets, Media-Spend-Tracking.
So funktioniert dieser Stack
Kunden-Retainer → Moss für Werbeausgaben → Qonto für Banking → lexoffice trackt alles → Personio fürs Team → DATEV zum Steuerberater
App-Kompatibilität
Wie gut die Apps in diesem Stack zusammenarbeiten
10/15 Paare bekannt
Integrationen
Hinweise
Keine bekannte Integration zwischen qonto und moss
Keine bekannte Integration zwischen qonto und personio
Keine bekannte Integration zwischen lexoffice und lexoffice
+ 2 weitere Hinweise
Apps & Services in diesem Stack
Jede Kategorie zeigt die empfohlene App oder den Service und Alternativen. Klicke auf ein Element für mehr Details.
Warum diese Wahl
Qonto bietet unbegrenzte virtuelle Karten, essentiell für die Verwaltung mehrerer Werbekonten bei Google, Meta und LinkedIn ohne Vermischung von Kundenbudgets. Multi-User-Zugang ermöglicht Kampagnenmanagern eigene Ausgabenverwaltung bei gleichzeitiger Übersicht. Echtzeit-Benachrichtigungen und automatische Kategorisierung erleichtern den Abgleich von Werbeausgaben mit Kundenrechnungen.
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Warum diese Wahl
lexoffice verwaltet die gemischten Abrechnungsmodelle, die in Marketing-Agenturen üblich sind, von festen monatlichen Retainern bis zu Projektgebühren und durchgereichten Kampagnenkosten. Automatische Wiederkehrende Rechnungen reduzieren Verwaltungsarbeit für Retainer-Kunden, während aufgeschlüsselte Abrechnung Agenturgebühren klar von Media-Spend trennt. Das System trackt den Zahlungsstatus über Dutzende Kundenbeziehungen gleichzeitig.
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Warum diese Wahl
Moss ermöglicht dedizierte virtuelle Karten pro Kunde oder Kampagne, sodass Werbeausgaben nachverfolgbar und dem richtigen Konto zurechenbar sind. Ausgabenlimits können exakt zu Kundenbudgets passen und Überausgaben bei einzelnen Kampagnen verhindern. Genehmigungs-Workflows erlauben Senior Staff große Media-Einkäufe freizugeben, während Teammitglieder Autonomie für Routineausgaben haben.
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Warum diese Wahl
lexoffice trennt durchgereichte Werbeausgaben klar vom Agenturumsatz, entscheidend für genaue Margenberechnung und Steuer-Compliance. Kostenstellen pro Kunde bieten sofortige Sichtbarkeit, welche Accounts profitabel sind und welche Aufmerksamkeit brauchen. Der DATEV-Export stellt sicher, dass der Steuerberater saubere, kategorisierte Daten ohne manuelle Abstimmarbeit erhält.
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Warum diese Wahl
Der Cashflow von Marketing-Agenturen ist notorisch herausfordernd mit Retainer-Abrechnung, kampagnenbasierten Projekten und variablem Zahlungszeitpunkt von Kunden. finban verbindet sich mit Ihren Bankkonten und prognostiziert Ihren Runway, hilft Lücken zu erkennen bevor sie zu Problemen werden und Einstellungen oder Investitionen entsprechend zu planen. Die visuelle Cashflow-Timeline erleichtert es, Werbeausgaben-Verpflichtungen mit erwarteten Kundenzahlungen abzustimmen.
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Agicap when managing multiple entities or complex group structure.
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Personio
All-in-one HR und Lohnabrechnung für KMUs. Aus München, deutsche Compliance inklusive.
Warum diese Wahl
Personio kombiniert HR-Management mit Lohnabrechnung, vereinfacht Onboarding für neue Mitarbeiter und trackt Zeit über Kundenprojekte hinweg. Die integrierte Zeiterfassung hilft, Arbeitskosten bestimmten Kampagnen zuzuordnen für genaue Projektprofitabilität. Digitales Vertragsmanagement und Abwesenheitstracking reduzieren Verwaltungsaufwand, wenn das Agenturteam wächst.
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Accountable Tax Service
Kombination aus Steuersoftware und echten Steuerberatern für Freiberufler.
Warum diese Wahl
Ein Steuerberater mit Agentur-Erfahrung versteht die steuerliche Behandlung von durchgereichten Werbekosten versus Agenturgebühren. Er kann zu Umsatzsteuer-Implikationen für EU- und internationale Kunden beraten, plus optimale Strukturen für Freelancer- und Auftragnehmerbeziehungen. Expertise in Agentur-Holdingstrukturen wird wertvoll, wenn das Geschäft wächst.
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Über diesen Unternehmenstyp
Marketing agencies in Germany operate in a highly competitive landscape where client acquisition, retention, and profitability require careful financial management. Whether you specialize in social media, content marketing, branding, or full-service marketing, your finance stack needs to handle project-based billing, retainers, and often significant pass-through costs for ad spend and production. Media buying and ad spend create particular accounting complexity. When you manage client ad budgets, you need to distinguish between agency revenue (your fees) and pass-through costs (client's ad spend you're managing). Some agencies mark up pass-through; others bill transparently. Either way, proper tracking prevents confusion during audits or client disputes. German agencies also need to consider Künstlersozialversicherung (KSK) contributions when working with freelance creatives. If you engage writers, designers, or photographers, you owe KSK-Abgabe (currently ~5% of their fees). This applies even if the freelancers aren't KSK members themselves. Track these payments—they're often overlooked until an audit.
Typische Herausforderungen
- Separating agency fees from pass-through costs
- Managing client retainers and project billing
- Freelancer coordination and KSK obligations
- Campaign performance affecting renewals
- Scope creep and change order management
Compliance-Anforderungen
- KSK-Abgabe on creative freelancer payments
- Pass-through advertising cost handling
- Agency service VAT treatment
- Client contract Widerrufsrecht exemptions
- Advertising industry regulations
Warum dieser Stack funktioniert
- Client profitability tracking
- Retainer and project billing flexibility
- Pass-through cost separation
- Freelancer expense management
- Time tracking integration
Häufig gestellte Fragen
How should marketing agencies handle client ad spend in accounting?
Two approaches: 1) Principal model—you invoice client including ad spend with markup, you pay platforms, recognize full revenue and expense. 2) Agent model—client pays you fee, pays platforms directly or reimburses exactly. Agent model keeps revenue cleaner but complicates ad account access. Choose based on client sophistication and your margin model. Document clearly in contracts.
What's the KSK-Abgabe and do marketing agencies need to pay it?
If you regularly engage freelance creatives (designers, writers, photographers), you owe KSK-Abgabe—about 5% of what you pay them. Report annually to KSK by March 31. This applies even if freelancers aren't KSK members. Many agencies discover this obligation late and face back-payments. Budget for it from the start; it's a cost of using creative talent.
How do I structure agency pricing: retainer vs. project?
Retainers provide predictable revenue and reduce sales cycles for ongoing work. Projects suit defined deliverables with clear scope. Many agencies combine both: retainer for ongoing management, project fees for campaigns or new initiatives. Key: prevent scope creep on retainers—define included services clearly. Use time tracking to validate pricing and identify under-priced clients.
Can marketing agencies charge 7% VAT for creative work?
Generally no—marketing services are standard 19% VAT. The 7% rate applies to specific artistic works (original artwork, literary translation), not commercial marketing services. Some agencies incorrectly apply 7% to 'creative' work and face back-payments. Unless you're selling actual art pieces, use 19%. Consult your Steuerberater if you believe specific work qualifies for reduced rate.
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