Peer Group: Eventplanung & Catering
Was die meisten Eventplanungs- und Cateringunternehmen in Deutschland tatsächlich nutzen: traditionelles Banking, projektbasierte Abrechnung und Steuerberatung. Die meisten verwalten mehrere gleichzeitige Veranstaltungen mit Anzahlungen.
Geschätzte monatliche Kosten: €113-227
So funktioniert dieser Stack
Veranstaltungsanzahlungen via Transfer zu FYRST empfangen → Lexoffice verfolgt Anzahlungen pro Veranstaltung → Ausgaben als Lieferantenzahlungen von FYRST protokolliert → Abschlussrechnung nach Veranstaltungsende → Abstimmung stimmt Rechnung mit Zahlung ab → Export zum Steuerberater für vierteljährliche Schätzungen
App-Kompatibilität
Wie gut die Apps in diesem Stack zusammenarbeiten
3/6 Paare bekannt
Integrationen
Hinweise
Keine bekannte Integration zwischen fyrst und zoho-crm
Keine bekannte Integration zwischen lexoffice und zoho-crm
Keine bekannte Integration zwischen finban und zoho-crm
- Nativ
- API
- DATEV
- Zapier
- CSV/Manuell
- Unbekannt
Apps & Services in diesem Stack
Jede Kategorie zeigt die empfohlene App oder den Service und Alternativen. Klicke auf ein Element für mehr Details.
FYRST
Digitales Geschäftskonto der Deutschen Bank. Deutsche Zuverlässigkeit mit modernen Features.
Warum diese Wahl
Von Eventplaner-Kollegen in ganz Deutschland fur die Verwaltung von Kundenanzahlungen und Veranstaltungszahlungen vertraut. In der schnelllebigen Eventbranche erprobt, wo die separate Verfolgung von eingehenden Anzahlungen und Abschlussrechnungen unerlasslich ist.
Wann wechseln
Nur, wenn du international expandierst oder mit Kunden in mehreren Währungen arbeitest.
Warum diese Wahl
Die gangigste Wahl unter deutschen Eventplanern fur projektbasierte Abrechnung. Event-Kollegen vertrauen lexoffice fur Anzahlungen, Ratenrechnungen, Abschlussabrechnung und Verfolgung von Ausgaben pro Veranstaltung mit minimalem Aufwand.
Wann wechseln
Höheren Tarif wählen, wenn du auf mehrere gleichzeitige Events skalierst oder Lieferantenmanagement ergänzt.
Accountable Tax Service
Kombination aus Steuersoftware und echten Steuerberatern für Freiberufler.
Warum diese Wahl
Beliebt bei ahnlichen Event- und Cateringunternehmen, weil sie die einzigartige Okonomie der Branche verstehen. Eventplaner-Kollegen empfehlen sie fur projektbasierte Einnahmeanerkennung, Verfolgung von Lieferantenausgaben und Haftpflichtversicherungs-Abzuge.
Wann wechseln
Nur, wenn dein Steuerberater projektbasierte Dienstleistungsunternehmen nicht mehr versteht.
Alternativen
Warum diese Wahl
Entscheidend fur Eventplaner, die Anzahlungen, Lieferantenvorauszahlungen und Abschlussrechnungstermine uber mehrere gleichzeitige Veranstaltungen verwalten. Event-Kollegen nutzen finban, um Liquiditätspositionen pro Veranstaltung vorherzusagen und sicherzustellen, dass Lieferantenzahlungen gedeckt sind, bevor Kundenabschlusszahlungen eintreffen.
Wann wechseln
Entfällt.
Warum diese Wahl
Zoho CRM ist kostenlos für bis zu 3 Nutzer und bietet Multi-Channel-Kommunikation — ideal für das Management von Kundenbeziehungen in Dienstleistungsunternehmen.
Wann wechseln
Wechsle zu HubSpot, wenn du Marketing-Automatisierung zur Kundenbindung brauchst.
Alternativen
Über diesen Unternehmenstyp
Eventplanung und Catering in Deutschland sind geprägt von starker Saisonalität, hohen Vorleistungen und komplexer Logistik. Von der Hochzeit bis zur Firmenveranstaltung liegt die finanzielle Herausforderung darin, den Cashflow zu steuern, wenn erhebliche Ausgaben vor den Schlusszahlungen der Kunden anfallen – bei der ohnehin schwer vorhersehbaren Natur von Eventgeschäften. Anzahlungsregelungen sind unverzichtbar: typischerweise 30–50 % bei Buchung, der Rest vor oder zum Event. Bei großen Veranstaltungen mit hohen Verpflichtungen gegenüber Dienstleistern brauchst du womöglich Kundengelder im Voraus, um Lieferanten zu bezahlen. Klare Verträge zu Zahlungsbedingungen, Stornoregeln und Leistungsänderungen schützen beide Seiten. Catering bringt Bestands- und Wareneinsatzmanagement ins Spiel. Der Wareneinsatz liegt typischerweise bei 25–35 % des Catering-Umsatzes – die tatsächlichen Kosten gegen die Schätzungen zu verfolgen hilft bei genauer Kalkulation. Abfallmanagement, Portionskontrolle und Lieferantenbeziehungen wirken sich alle auf das Ergebnis aus. Viele Eventbetriebe kombinieren Planungsleistungen (höhere Marge) mit Catering (niedrigere Marge, höheres Volumen).
Typische Herausforderungen
- Saisonale Umsatzschwankungen
- Hohe Vorauszahlungen an Dienstleister
- Management des Stornorisikos
- Verderbliche Waren (Catering)
- Komplexe Koordination mehrerer Dienstleister
Compliance-Anforderungen
- Umsatzsteuerliche Behandlung von Eventleistungen
- Umsatzsteuersätze im Catering (7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke)
- Rechtliche Anforderungen an Stornobedingungen
- Umgang mit Vorauszahlungen an Dienstleister
- GEMA-Lizenzen für Musik bei Veranstaltungen
Warum dieser Stack funktioniert
- Erfassung von Anzahlungen und Meilensteinen
- Verwaltung der Dienstleisterzahlungen
- Plan-Ist-Vergleich für das Eventbudget
- Saisonale Cashflow-Planung
- Wareneinsatz-Management
Häufig gestellte Fragen
Welche Umsatzsteuersätze gelten für Eventleistungen in Deutschland?
Eventplanung: 19 % Umsatzsteuer. Catering (zubereitete und servierte Speisen): seit Januar 2026 7 % Umsatzsteuer, Getränke 19 %. Speisen zum Mitnehmen: 7 % Umsatzsteuer. Die Unterscheidung zwischen Speisen und Getränken zählt bei jeder Catering-Rechnung. Unterhaltung durch Dritte bei deinem Event: Sie stellen ihre Sätze in Rechnung. Raummiete: in der Regel 19 %. Dokumentiere deine Leistungsaufteilung klar – bei Umsatzsteuerprüfungen werden Eventrechnungen genau geprüft.
Wie sollten Eventbetriebe ihre Zahlungsbedingungen gestalten?
Üblich: 30–50 % Anzahlung bei Buchung (nicht oder teilweise erstattbar), 30–40 % 30 Tage vor dem Event (deckt die Verpflichtungen gegenüber Dienstleistern), der Rest innerhalb von 14 Tagen nach dem Event. Bei großen Events kommen Abschlagszahlungen in Frage. Wichtig: Zahle Dienstleistern nie mehr, als du vom Kunden eingenommen hast. Stornoregelung: gestaffelt – je weiter vom Eventtermin entfernt, desto mehr wird erstattet, je näher am Termin, desto weniger.
Brauchen Eventplaner GEMA-Lizenzen?
Wenn bei deinen Events Musik gespielt wird (DJ, Live-Band, Hintergrundmusik), ist eine GEMA-Lizenz erforderlich. Entweder du kümmerst dich darum (und berechnest es dem Kunden) oder stellst sicher, dass der Kunde sie hat. Bei Locations mit regelmäßigen Veranstaltungen kann der Veranstaltungsort einen Pauschalvertrag haben. Einzelveranstaltungen brauchen eine eigene Lizenz. Die GEMA-Gebühren richten sich nach Besucherzahl, Eintrittspreis und Musikdauer. Plane dafür Budget ein; unerwartete GEMA-Rechnungen sind häufig.
Wie steuern Caterer ihren Wareneinsatz?
Ziel ist eine Wareneinsatzquote von 25–35 % (Zutatenkosten / Speisenumsatz). Erfasse: Einkaufskosten, Portionsgrößen, Abfall. Der Menüpreis sollte mindestens etwa das Dreifache der Zutatenkosten betragen. Bei Events kalkulierst du auf Basis der erwarteten Portionen plus Puffer. Vergleiche nach dem Event Ist und Schätzung – und verfeinere künftige Angebote. Feste Lieferanten sorgen für planbare Preise. Teure Zutaten (Meeresfrüchte, hochwertiges Fleisch) brauchen einen höheren Aufschlag auf dem Menüpreis.
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